Tipps für ein besseres Zeitmanagement

Hier erhalten Sie nun ein paar Anregungen für eine gesündere Zeitplanung. Es gibt viele hilfreiche Tipps und Methoden und dies ist eine kleine Auswahl der vielleicht wichtigsten Anregungen.

Prioritäten setzen

Mit dem Setzen von Prioritäten beginnt letztendlich ein besseres Zeitmanagement. Dies ist für viele Personen gerade problematisch, weil sie dazu neigen, zuerst die unwichtigen oder kleinen Dinge zu erledigen, da dies meist angenehmer ist. Die Wichtigkeit einer Aufgabe wird durch die Bedeutung der Aufgabe für Ihre eigenen, ganz persönlichen Ziele festgelegt. Wichtig ist das, was Ihnen dazu verhilft, Ihre Ziele zu erreichen. So legen Sie also selbst letztendlich fest, was für Sie wichtig ist und Priorität haben sollte. Grundvoraussetzung dafür ist jedoch, dass Sie Ihre Ziele kennen.

Daher stellen Sie sich zunächst vor den einzelnen Aufgaben doch zunächst einmal die Frage, was eigentlich Ihr Ziel dabei ist.

Für die Prioritätensetzung verschiedener Aufgaben bietet sich dann beispielsweise die ABC-Analyse an. Es gibt jedoch auch andere Möglichkeiten, wie das Eisenhower-Prinzip. Hier wird beispielhaft die ABC-Analyse vorgestellt.

Bei dieser Methode vergibt man den Aufgaben die Priorität hoch, mittel oder niedrig in dem man sich folgende Fragen stellt:

Was muss getan werden?     A-Aufgaben, die eine hohe Priorität haben
Was soll getan werden? B-Aufgaben, die eine mittlere Priorität haben
Was kann getan werden? C-Aufgaben, die eine niedrigere Priorität haben

Im nächsten Schritt können Sie nun einmal Ihre Aufgaben für einen Tag auflisten und mit Hilfe der oben dargestellten Fragen nach ihrer Wichtigkeit sortieren.

Unterstützung suchen und Aufgaben delegieren

Delegieren oder Aufgaben weitergeben ist eine große Hilfe bei einem besseren Zeitmanagement. Wenn Sie die Anzahl der selbst zu erledigenden Aufgaben reduzieren, schaffen Sie sich dadurch mehr Raum für die Erledigung der noch verbliebenen Aufgaben. Versuchen Sie möglichst viele Aufgaben abzugeben. Dies können Sie sowohl im Privat- als auch im Arbeitsleben ausprobieren. Auch wenn es zunächst vielleicht schwierig oder ungewohnt ist, überlegen Sie doch einmal, bei welchen Aufgaben Sie Personen in Ihrem Umfeld unterstützen können.

Fragen Sie sich bewusst bei jeder Aufgabe, ob Sie diese nicht abgeben können. Häufig gibt es Arbeiten oder Aufträge, die ein Mitarbeiter, Kollege oder ein Familienmitglied genauso gut, oder gar besser erledigt. Viele Mitmenschen sind gar erfreut, wenn man Ihnen mehr zutraut als bisher oder wenn man ihre Hilfe in Anspruch nimmt.

Besprechen Sie mit demjenigen, dessen Hilfe Sie in Anspruch nehmen, was genau die Aufgabe ist, und bis wann sie erledigt sein sollte. Es ist immer wichtig, sehr genau und konkret zu definieren, bis wann etwas erledigt sein sollte. Konkret bedeutet hierbei meist eine klare Zeitansage, wie: bis morgen, bis Dienstag nächster Woche oder bis zum 25.06. um 16.00 Uhr. Dies gilt natürlich auch für Aufgaben, die Sie selbst erledigen möchten.

"Nein" sagen

Dies ist einer der wichtigsten Zeitfresser, mit dem man sich meist selbst Zeitdruck schafft. Indem man nicht „nein“ sagt, lädt man sich oft zusätzliche Aufgaben auf. Wenn Sie diese Zeit wirklich haben, dann spricht nichts dagegen, dass Sie Aufgaben übernehmen und dadurch vielleicht andere entlasten. Sind Sie jedoch selbst schon ausgelastet, so bedeutet „nein“ sagen, sich selbst zu behaupten und die eigenen Bedürfnisse und Wünsche im Blick zu haben.

Das „Nein-Sagen“ ist erlernbar, erfordert aber natürlich wie immer beim Erlernen neuer Verhaltensweisen etwas Zeit. Doch es lohnt sich, damit zu beginnen. Zunächst können Sie sich für dieses Projekt Situationen überlegen, in denen Sie zukünftig gerne einmal „nein“ sagen wollen. Gehen Sie die Situation in Gedanken sehr genau durch und legen Sie sich im Vorfeld fest, was Sie in der jeweiligen Situation genau sagen möchten. Überlegen Sie auch, wie die Reaktion des Anderen aussehen könnte und überlegen Sie sich, wie Sie darauf reagieren und antworten werden. Bei nächstmöglicher Gelegenheit setzen Sie Ihr „Nein“ in die Tat um. Zu Beginn dieser neuen Erfahrungen sollten Sie sich einfache Situationen mit Personen aussuchen, die Ihnen nicht so viel bedeuten und zu denen sie nicht zu häufig oder keinen engen Kontakt haben. So können Sie beispielsweise im Supermarkt an der Kasse beginnen.

Wenn es Ihnen noch zu schwer fallen sollte, eine Bitte abzulehnen, dann können Sie jedoch innehalten und sich überlegen, bis wann Sie realistischerweise dieser Anfrage gut und ohne Zeitdruck nachkommen können und dies Ihrem Gegenüber mitteilen. In diesem Zusammenhang kann es auch hilfreich sein, sich Bedenkzeit zu erbitten und dem Gegenüber mitzuteilen, dass Sie zunächst einmal Ihre bisherige Zeitplanung überprüfen müssen, bevor Sie verlässlich zusagen können.